GoBD-Verfahrensdokumentation für steuerrelevante Systeme

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) haben im November 2014 für Furore gesorgt. Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) ist für Veranlagungszeiträume ab Januar 2015 gültig und hat die bisherigen Schreiben GoBS aus 1995 und GDPdU aus 2001 abgelöst.

Ein Thema, welches sich im Großen und Ganzen gar nicht wesentlich verändert hat, ist das Thema Verfahrensdokumentation. Gemäß Tz. 151 der GoBD ist eine Verfahrensdokumentation für jedes steuerrelevante IT-System zu erstellen. Weiter führen die GoBD aus, dass eine Verfahrensdokumentation in der Regel aus folgenden Dokumentationen (Tz. 152) besteht:

  • Allgemeine Beschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation

GoBD-Zertifizierungen beim Softwarehersteller kann es nicht geben. Maximal GoBD-Konformitätsbescheinigungen durch unabhängige Prüfungsinstanzen sind denkbar mit der Aussage, dass eine Software GoBD-konform ist, wenn sie im konkreten Einsatz im Unternehmen richtig eingerichtet ist.

Zugegeben, auch daraus wird ein steuerpflichtiges Unternehmen nicht wirklich schlauer: Zu Abstrakt und oberflächlich sind die Anforderungen in den GoBD und vermeintlichen GoBD-Zertifikaten dargestellt. Insbesondere die weiteren Ausführungen zur Anforderung der Verfahrensdokumentation in den GoBD helfen nicht, um eine Dokumentation praktikabel in der Praxis umsetzen zu können.

Hilfreich zur Konkretisierung der notwendigen Dokumentationsinhalte ist die Tatsache, wenn wir anstelle von Verfahren besser von Geschäftsprozessen sprechen. Die Verfahrensdokumentation ist also nichts anderes als eine Dokumentation der steuerrelevanten Geschäftsprozesse.

Das klingt schon etwas einfacher darstellbar. Wie konkretisieren wir nun im zweiten Schritt den Begriff „steuerrelevant“? In vergangenen Beratungsprojekten haben wir uns in Workshops einem Prüfungshinweis des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) bedient: „Prüfung von IT-gestützten Geschäftsprozessen im Rahmen der Abschlussprüfung“ (IDW PH 9.330.2). Die Geschäftsprozesse Beschaffung und Absatz sind im Prüfungshinweis auf abstrakter Ebene dargestellt, ideal um Workshops zur Prozessaufnahme durchzuführen.

  • Beschaffung

  • Absatz

Die Aufnahme dieser beiden Prozesse in Gesprächen mit Mitarbeitern in Unternehmen trägt in erheblichem Umfang zur Inhaltsgenerierung für eine GoBD-Verfahrensdokumentation bei. Möglicherweise tauchen im Prozess plötzlich steuerrelevante Excel-Tabellen auf, die aufbewahrungspflichtig sind. Auch die Diskussion darüber, welche Mail denn nun aufbewahrungspflichtig ist, wird regelmäßig geführt.

Möglicherweise sind noch weitere Prozesse steuerrelevant, wie z.B. im Personalbereich. Wir belassen es in diesem Beitrag aber bei den beiden Geschäftsprozessen Beschaffung und Absatz.

Wie kann nach einer erfolgten Prozess- und Systemaufnahme die inhaltliche Gestaltung einer Verfahrensdokumentation erfolgen? Für die Prozesse der digitalen Archivierung mit Dokumentenmanagementlösungen existieren ausgereifte Beratungslösungen und auch Mustervorlagen, z.B. von der Bundessteuerberaterkammer oder von der AWV.

Für alle anderen steuerrelevanten Geschäftsprozesse und Systeme fehlt eine brauchbare Vorlage, auch vor dem Hintergrund, dass die Dokumentation in jedem Unternehmen unterschiedlich komplex ist. Wir haben unsere Erfahrungswerte einmal generisch in einem Dokument als Hilfsmittel dargestellt. Das Dokument mit unserem Vorschlag zur inhaltlichen Ausgestaltung stellen wir Ihnen über folgenden Link zur Verfügung:

Download: Inhaltliche Ausgestaltung einer GoBD-Verfahrensdokumentation

Über den Autoren:

Markus Olbring ist Inhaber der comdatis it-consulting in Ahaus-Alstätte. Als IT-Berater und IT-Sachverständiger beschäftigt er sich mit der Erstellung und Prüfung von Verfahrensdokumentationen. Darüber hinaus ist er als IT-Prüfer für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften tätig. Weitere Tätigkeitsfelder sind der Datenschutz und die Informationssicherheit, in beiden Bereichen sowohl als Berater als auch als zertifizierter Auditor.

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