Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD für die digitale Belegarchivierung?

Bevor die Erklärung zur Verfahrensdokumentation nach GoBD beginnt, muss die Abkürzung „GoBD“ aufgelöst und erläutert werden. Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das 38-seitige des Bundesministeriums der Finanzen („BMF-Schreiben“) vom 14.11.2014 mit 184 Randziffern löste die GoBS und die GDPdU ab.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Aufbewahrung der Daten und Belegen erfüllt sind. So beschriebt Wikipedia die Verfahrensdokumentation nach GoBD. Die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation für steuerrelevante IT-Systeme ergibt sich aus Rz. 151 der GoBD. Systeme zur digitalen Belegarchivierung zählen zu den steuerrelevanten IT-Systemen in Unternehmen.

Vorab: im Großen und Ganzen ändert sich im Unternehmen nicht viel. Denn die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern sollten einem Unternehmer bekannt sein. Also warum eine Änderung? Bei den GoBD geht es darum die Grundsätze an die elektronische Buchführung anzupassen. Dies Bedarf gewisse Regelungen die in den GoBD zeitgemäß beschrieben sind und für jeden Unternehmer gelten.

Worum geht es nun also konkret in der Verfahrensdokumentation für das digitale Dokumentenmanagement? Die Verfahrensdokumentation beschreibt die steuerrelevanten Geschäftsprozesse des Unternehmens, wie beispielsweise die ausschließlich digitale Archivierung von Eingangsrechnungen. Das fängt bei der Entstehung/ Erfassung an, geht über die Indizierung, Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung bis hin zur Reproduktion der archivierten Daten, Dokumente und Informationen.

Bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation müssen die Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen beachtet werden. Dabei ist es irrelevant, ob diese in Papierform oder in einem elektronischen Archiv aufbewahrt werden.

Die Folgenden Gesichtspunkte müssen bei der Implementierung beachtet und umgesetzt werden:
– Nachvollziehbarkeit
– Nachprüfbarkeit
– Vollständigkeit
– Richtigkeit
– Zeitgerechtheit
– Ordnung
– Unveränderbarkeit

Der Nachweis der Erfüllung dieser Punkte wird durch eine Verfahrensdokumentation erbracht. Bei der Verfahrensdokumentation spielen der Aufbau und der Umfang keine Rolle. Es muss lediglich gewährleistet werden, dass ein sachverständiger Dritter anhand der Verfahrensdokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz überprüfen und nachvollziehen kann. Der genaue Umfang der Verfahrensdokumentation ergibt sich aus der Komplexität der implementierten DMS-Lösung.

Neben den oben genannten Punkten ist das interne Kontrollsystem (IKS) zu beschreiben, welches beispielsweise die Funktionstrennung oder die Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe und -erfassung beschreibt.

Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt? In der GoBD ist unter Randziffer 155 geschrieben: „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen könnte.“

Sind die Geschäftsprozesse so einfach gestaltet, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit die Prozesse nachvollziehen kann – sowohl progressiv, als auch retrograd – dann ist eine separate Verfahrensdokumentation unter Umständen gar nicht notwendig. Sobald für eine Dokumentenmanagementlösung ein Customizing für den Einsatz im Unternehmen notwendig ist, muss unseres Erachtens eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Unter Customizing verstehen wir z.B. die Einrichtung von Dokumenttypen mit Aufbewahrungsfristen, Backupszenarien, Berechtigungskonzept usw.

Ist bei fehlender Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht gegeben, ist davon auszugehen, dass dies finanzielle Sanktionen (z.B. Streichung von Betriebsausgaben) zur Folge hat. Des Weiteren ist denkbar, dass neben den finanziellen Sanktionen auch ein Verzögerungsgeld festgesetzt wird.

Generell ist zu beachten, dass eine Verfahrensdokumentation nicht nur erstellt werden muss, sondern auch gepflegt. Es bedarf einer definierten Dokumentenlenkung: Das Dokument lebt mit den Geschäftsprozessen im Unternehmen und muss aktualisiert werden. Jede Verfahrensdokumentation beinhaltet eine Änderungshistorie, die gepflegt werden muss, um auch historischen Situationen nachvollziehbar zu halten. Die Verfahrensdokumentation ist ebenfalls aufbewahrungspflichtig (10 Jahre).

Über den Autoren:
Faraz Afscharian ist IT-Berater bei der comdatis it-consulting in Ahaus-Alstätte. Er beschäftigt sich u.a. mit der Erstellung von Verfahrensdokumentationen für IT-gestützte Geschäftsprozesse zur digitalen Belegarchivierung und zum Dokumentenmanagement. Darüber hinaus ist er als IT-Prüfer tätig für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die implementierte DMS-Lösungen in Unternehmen prüfen und bewerten.